Amazon, ebay & Co. – Rechnungen richtig archivieren

Rechnungen richtig archivierenWer als Unternehmer elektronische Rechnungen erhält oder selbst versendet, muss diese 10 Jahre lang archivieren. Aber wie müssen Sie elektronische Rechnungen richtig archivieren, damit der Betriebsprüfer nicht meckert? Wir verraten es. 

Ein wichtiger Tipp gleich zu Beginn: Denken Sie unbedingt daran, Ihre Rechnungen regelmäßig auf Ihrem Rechner abzuspeichern. Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass bei ebay und Amazon Ihre Rechnungen über Jahre archiviert werden.

Rechnungen richtig archivieren – So geht´s

Elektronische Belege müssen ebenso wie Papierbelege so abgelegt werden, dass

  • die Buchführung ordnungsgemäß ist,
  • auf die Daten zugegriffen werden kann und
  • sie überprüfbar sind.

Das bedeutet vor allem: Wer elektronische Rechnungen aufbewahrt, muss sicherstellen, dass sie in dem Format archiviert werden, in dem sie auch eingegangen sind.

Folge: Es reicht nicht aus, die Rechnung auszudrucken und in Papierform abzuheften.

Ist die Rechnung in einer csv-Datei enthalten, darf sie nicht in ein PDF umgewandelt werden. Es muss gewährleistet sein, dass die Datei in ihrer maschinellen Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird. Am besten Sie speichern die Belege auf einem Datenträger, den man nicht mehr verändern kann. Hierfür eignet sich z.B. eine DVD, die man nicht mehr überschreiben kann. Möglich ist auch, die Rechnung im Archiv oder Buchhaltungssystem so festzuschreiben, dass sie nicht mehr verändert werden kann. Anhand einer Historie muss dann nachvollziehbar sein, wer die Daten berichtigt, in hauseigenen Formaten gespeichert oder sonstwie geändert hat.

Rechnungen richtig archivieren: Problemfall E-Mail

Ein Sonderproblem sind E-Mails: Die spannende Frage lautet: Muss die E-Mail mit gespeichert werden? Die Antwortet klar: Jein! Dient die E-Mail nur als „Briefumschlag“, d.h., ist die eigentliche Rechnung als Anhang im PDF vorhanden, muss nur dieser PDF-Anhang auch gespeichert werden. Ist die Rechnung hingegen in dem Mail-Text enthalten, muss auch diese Mail archiviert werden.

Wie aber können Sie wirklich sicherstellen, dass meine E-Mail auch wirklich rechtssicher archiviert wird? Ganz einfach: Sie nutzen ein System, in dem Sie alle Ihre Belege hochladen können und das gleichzeitig eine rechtssichere Archivierung sicherstellt. Hierzu eignet sich z.B. das ETL PISA-Portal.

Ist eine PDF-Datei maschinell auswertbar?

Die Frage klingt zwar absurd. Man nehme eine Excel-Tabelle und wandle diese in eine PDF-Datei um. Logisch, dass Auswertungen nicht mehr in der Art möglich sind, wie sie es in der Excel-Datei waren. Damit sollte die maschinelle Auswertbarkeit zu verneinen sein und damit die Anforderungen an die elektronische Belege nicht erfüllt.

Es gilt allerdings eine Ausnahme: Das „ZUGFeRD“-Format. Hinter „ZUGFerD“ verbirgt sich „Das Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Mit diesem Format kann man Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei übermitteln und diese ohne weitere Schritte auslesen und verarbeiten. Die Rechnung in diesem Format wird bildlich dargestellt und in einer PDF/A-3-Datei angezeigt.

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Annika Haucke

Rechtsanwältin bei felix1.de
Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.
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Rechtliche und steuerliche Themen – spricht man sie an, folgt nicht selten ein Gähnen beim Gegenüber. Ich versuche diese Themen in meinen Texten so zu verpacken, dass sie jeder versteht und es einfach mehr Spaß macht, sie zu lesen.