Unternehmer haben viele Pflichten, was Buchhaltung und Steuern angeht. Dazu gehört aber etwas, das viele Unternehmer nicht auf dem Schirm haben: die Verfahrensdokumentation. Dabei sollte jeder Unternehmer eine haben. Und seit einiger Zeit lassen sich Betriebsprüfer vermehrt die Verfahrensdokumentation vorlegen. Wir erklären, was dahintersteckt und was Ihnen als Unternehmer passieren kann, wenn sie fehlt.
Das wichtigste gleich vorneweg: Betriebsprüfer verlangen seit kurzer Zeit vermehrt die Vorlage der Verfahrensdokumentation. Grund ist, dass der BFH mit mehreren Urteilen die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt hat (z.B. BFH vom 16.1.2015, Aktenzeichen XR 42/13) und damit den Weg freigemacht hat für eine strenge Kontrolle der digitalen Buchführungspflichten. Und das gilt nicht nur für Bilanzierer, sondern auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Damit muss jeder Unternehmer sich die Frage stellen: Ist der Gang meiner digitalen Belege aus meinen Aufzeichnungen ersichtlich und nachvollziehbar? Die Antwort lautet leider meistens: Nein – es ist noch viel zu tun.
Der Ursprung allen Übels: Die GoBS und die GoBD
„Schuld“ an diesem Aufwand sind die GoBS und die GoBD. Seit nunmehr fast drei Jahren gibt es mittlerweile die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – auch bekannt als GoBD. Kurz gesagt muss hiernach auch bei elektronischen Belegen die Buchhaltung nachvollziehbar, jederzeit nachprüfbar, vollständig, richtig, rechtzeitig, geordnet und unveränderbar erfolgen. Wie das aussehen soll, verraten die GoBD auch – jedenfalls im Ansatz. Ein gern übersehener, aber äußerst wichtiger Punkt ist dabei die Verfahrensdokumentation.
Um die Anforderungen insbesondere an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen, muss in der Verfahrensdokumentation der gesamte organisatorische und technische Prozess beschrieben werden. Es handelt sich also um ein zentrales Informationsdokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung – so wurde es schon 1995 in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) – dem Vorgänger der GoBD – festgelegt. Im Grunde sind die Anforderungen also nicht neu – die GoBD konkretisieren und verschärfen jedoch die Pflichten aus den GoBS.
Zur Verfahrensdokumentation gehören demnach die Prozesse der Entstehung, Indizierung, Speicherung, des eindeutigen Wiederfindens, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und Reproduktion der archivierten Informationen.
Wie genau muss die Verfahrensdokumentation aussehen?
Wenn der Unternehmer den Weg des Belegs beschreibt, muss er das demnach aus verschiedenen Bereichen beleuchten. Die Verfahrensdokumentation gliedert sich grob in vier Teile:
- eine allgemeine Beschreibung,
- eine Anwenderdokumentation,
- eine technische Systemdokumentation und
- eine Betriebsdokumentation.
Das sind die wichtigsten Punkte der Verfahrensdokumentation:
- Der Prozess selbst (also die Art und Weise, wie Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet
und aufbewahrt werden)
- Die eingesetzten IT-Systeme
- Die getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschung und Datenverlust
- Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
- Interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften eingehalten werden
Wichtig ist dabei, dass alle Änderungen am System oder am Verfahren lückenlos dokumentiert werden. Hierzu muss die Verfahrensdokumentation versioniert und eine Änderungshistorie bereitgehalten werden.
Ersetzendes Scannen
Und wenn der Unternehmer Papierbelege hat? Dann darf er sie nicht ohne weiteres einscannen und wegwerfen. Voraussetzungen dafür, dass der gescannte Beleg in die Mülltonne wandert, ist eine – ja, Sie ahnen es schon – eine ausführliche Verfahrensdokumentation. Diese bezieht sich aber detailliert nur auf den Scanprozess, also die „Verwandlung“ von Papier- in digitalisierte Belege. Ab dem Moment, in dem dann originär digitale Belege und digitale (gescannte) Belege archiviert werden, gelten wieder die gleichen Anforderungen.
Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen muss also genau beschreiben, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Nur in diesem Fall dürfen Papierbelege vernichtet werden – es handelt sich deshalb auch um das „Ersetzende Scannen“.
Peinlich genau muss hier festgehalten werden:
-Wer darf zu welchem Zeitpunkt welches Schriftgut wie scannen? Muss der Scan bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen? Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit? Wie werden Fehler protokolliert?
Was kann mir passieren, wenn ich mich nicht dran halte?
Die GoBD verlangen: Eine Person mit entsprechendem Sachverstand muss die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen können. Was aber, wenn der Betriebsprüfer nicht zufrieden ist? Die Regel ist: Entdeckt der Betriebsprüfer Mängel, darf er die Buchführung verwerfen und hinzuschätzen. Diese können sich ohne weiteres zwischen 5 und 10% des Umsatzes bewegen, wie es einige Finanzgerichte entschieden haben.
Doch keine Panik: Wenn das Unternehmen gar keine oder keine ausreichende Verfahrensdokumentation vorlegt, bedeutet das nicht automatisch das alles vernichtende Urteil des Betriebsprüfers und die Schätzung. Die GoBD sehen in einer fehlenden oder unzureichenden Dokumentation keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. In der Folge heißt das: Liegen keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vor und stimmt die Buchhaltung inhaltlich, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung.
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Offizielle Muster sollen aus dem Wirrwarr heraushelfen
Umfang und Aufbau der Verfahrensdokumentation sind in den GoBD nicht vorgeschrieben. Für größere Unternehmen empfehlen wir, sich an den offiziellen Mustern zu orientieren, die in Arbeitskreisen in mühevoller Kleinstarbeit erarbeitet wurden:
Zur Belegablage: AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage, erstellt durch die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband.
Für ersetzendes Scannen: Musterverfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung, die die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt hat.
Und die kleineren Unternehmen?
Zu Recht halten es kleinere Unternehmer für eine Zumutung, ein derart umfassendes Dokument anzufertigen. So haben laut einer Studie des Deutschen Industrie- und Handelskammertages aus dem aktuellen Jahr befragte Unternehmer den zusätzlichen Aufwand durch die GoBD und insbesondere die Anfertigung von Verfahrensdokumentation und internem Kontrollsystem mit bis zu 30 Stunden im Monat angegeben. Insbesondere kleine Betriebe empfinden die Anforderungen als überzogen und sehen darin eine erhebliche administrative und finanzielle Mehrbelastung (vgl. Studie des DIHK „Buchführung in Zeiten der Digitalisierung“, S. 6 f.). Folge ist für viele eine Lähmung des operativen Geschäfts.
Problematisch ist tatsächlich: Die GoBD stellen hohe Anforderungen auf – die Musterverfahrensdokumentationen sind aber nur auf größere Unternehmen ausgelegt. Zwar ist der Umfang der Verfahrensdokumentation abhängig von
- der Größe des Unternehmens,
- der Organisation des Unternehmens,
- der Komplexität des Geschäftsfeldes und
- der Organisationsstruktur des eingesetzten DV-Systems.
Doch womit sich der Betriebsprüfer bei kleineren Unternehmern im Detail zufrieden gibt, das ist nirgendwo festgelegt.
Tipps für kleinere Unternehmer
Gleich vorneweg: Jeder Betriebsprüfer tickt anders. Insofern können wir eine Garantie, dass der Prüfer sich damit zufrieden gibt, nicht geben. Trotzdem möchten wir Ihnen Anhaltspunkte geben:
Einzelunternehmer und Freiberufler ohne Mitarbeiter dürften ohne eine ausführliche schriftliche Verfahrensdokumentation auskommen, sofern der Prozess so simpel ist, dass er dem Betriebsprüfer in wenigen Sätzen erklärt werden kann.
Kleinere Betriebe mit wenigen Mitarbeitern sollten sich von einem Steuerberater Hilfe holen und zumindest einmal beraten lassen. Dazu sollten Sie einmal alle relevanten Systeme auflisten und die Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle sammeln und so zusammenstellen, dass der Prüfer sie schnell und logisch nachvollziehen kann. Wie dann weiter zu verfahren ist, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen.
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