Achtung: Diese Aufzeichnungspflichten müssen EÜR-Rechner bei Barumsätzen beachten

Aufzeichnungspflichten-EÜR-Rechner-BarumsätzenWer seinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, kommt zwar grundsätzlich um eine aufwändige Buchführung herum. Trotzdem muss er seine Aufzeichnungen sorgfältig und nachvollziehbar dokumentieren. Das gilt vor allem für Barumsätze, wie ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Hamburg zeigt.

Darum ging es

Ein Steuerpflichtiger betrieb ein Restaurant. Das Kassenbuch führte er in Form einer Excel-Tabelle, die jederzeit verändert werden konnte. Nach einer Außenprüfung kam das Finanzamt zu dem Ergebnis, dass diese Buchführung des Steuerpflichtigen nicht ordnungsgemäß war und seiner Ansicht nach insbesondere die Barumsätze mit der Excel-Tabelle nicht ordnungsgemäß erfasst worden waren. Es schätzte die Umsätze deshalb als deutlich höher ein und änderte dementsprechend die Steuerbescheide, was zu Steuernachzahlungen führte.

Das sagen die Hamburger Richter

In seiner Entscheidung gab das Finanzgericht dem Finanzamt Recht. In seiner Begründung zeigte es deutlich auf, worauf EÜR-Rechner achten müssen (Finanzgericht Hamburg, Beschluss vom 1.8.2016, 2 V 115/16). Die wichtigsten Punkte, die Sie sich für Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung unbedingt merken sollten:

  • Auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen
    → Heben Sie also lieber zu viel als zu wenig auf.
  • Auf die sorgfältige Aufzeichnung der vereinnahmten Entgelte wird besonderer Wert gelegt. Denn diese muss es einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit ermöglichen, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmens und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten.
    → Das heißt aber nicht, dass Sie die Ausgaben weniger sorgfältig dokumentieren müssen. Wer hier schlampert, riskiert den Vorsteuerabzug.
  • Auch wenn bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung grundsätzlich keine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs besteht, müssen Geschäftsvorfälle trotzdem fortlaufend, vollständig und richtig verzeichnet werden. Vor allem bei Betrieben mit vielen Bargeldgeschäften sind dafür detaillierte Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenkonto oder einem Kassenbericht notwendig.
    → Im Ergebnis müssen bargeldintensive Geschäfte dann doch so etwas wie ein Kassenbuch führen, um die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung zu erfüllen.

Das Finanzgericht stellt darüber hinaus klar, wie die konkrete Aufzeichnung von Bareinnahmen auszusehen hat:

  • Die Tageseinnahmen dürfen entweder in einer Summe aufgezeichnet werden. Diese Summe muss dann aber zusätzlich durch die Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden.
    → Hierfür bietet sich der Einsatz einer Registrierkasse an.
  • Oder die Bareinnahmen werden mithilfe eines Kassenberichts nachgewiesen, in dem sie mit dem Anfangsbestand und dem Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Anschließend ist der geschäftliche Bargeldendbestand auszuzählen. Der Kassenbestand wird dann rechnerisch um die belegmäßig festgehaltenen Entnahmen und Ausgaben erhöht und um die ebenfalls dokumentierten Einlagen gemindert. Daraus ergeben sich die Einnahmen.
    → Kassenstreifen, Kassenzettel und Kassenbons brauchen Sie hier nicht aufbewahren.

Wichtig: Verwenden Sie zur Dokumentation Ihrer Einnahmen Kassenberichte, müssen diese ordnungsgemäß sein, also nachvollziehbar und überprüfbar. Widersprüchliche Eintragungen sollten Sie unbedingt vermeiden. Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen nicht an und schätzt Ihre Einnahmen – und das kaum zu Ihren Gunsten.

Aber Vorsicht – nicht alle auf dem Markt verfügbaren Programme sind für eine ordnungsgemäße Buchführung geeignet. Denn: Die Aufzeichnungen müssen unveränderlich sein bzw. nachträgliche Veränderungen müssen nachvollzogen werden können. Bei Einsatz von EDV-Systemen muss das verwendete Programm Veränderungen zwingend kenntlich machen. In punkto Excel haben die Hamburger Richter eine ganz klare Meinung:

„Die in Form von Excel-Listen geführten Aufzeichnungen bieten keinerlei Gewähr für die fortlaufende, vollständige und richtige Erfassung aller Bargeschäfte ähnlich einem Kassenbuch oder einem Kassenbericht. Die Aufzeichnungen sind veränderbar, ohne dass die Veränderungen kenntlich gemacht werden …“

→ Das heißt für Sie nichts anderes als „Finger weg von Excel!“

Fazit

Eine sorgfältige Buchhaltung ist das A und O. Deshalb sollten Sie sich damit einigermaßen Mühe geben. Weisen Sie also nicht nur Ihre Tagessummen nach, sondern heben Sie auch die einzelnen dazugehörigen Bons auf (Archivierung der Einzeldaten der Registrierkasse). Und prüfen Sie unbedingt, ob die von Ihnen eingesetzte Methode der Aufzeichnungen für den Kassenbericht noch den aktuellen Anforderungen entspricht. So bleiben Ihnen zumindest in diesem Punkt böse Überraschungen bei der nächsten Betriebsprüfung erspart.