Arbeitgeber aufgepasst: So sind Fahrtkostenerstattungen steuerfrei

Auto auf der AutobahnFinanzgerichtsurteile sind oft lehrreich und bieten wertvolle Tipps für die Praxis. So lernt man zum Beispiel aus einer Entscheidung des Finanzgerichts des Saarlandes: Wie führt man als Arbeitgeber seine Aufzeichnungen richtig? Und was sollte man besser lassen, um nicht zu riskieren, dass das Finanzamt die Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen versagt?

Der Arbeitgeber darf seinen Mitarbeitern bestimmte Kosten – u. a. Reisekosten – steuerfrei erstatten, muss dabei aber gewisse Nachweis- und Aufzeichnungspflichten beachten. Verstößt ein Arbeitgeber gegen diese Nachweis- und Aufzeichnungspflicht, sind die erstatteten Reisekosten nicht mehr steuerfrei, sondern steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Wie man es besser nicht macht: Steuerfreiheit Ade

In dem vom Finanzgericht des Saarlandes entschiedenen Fall erstattete der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Reisekosten. Die entsprechenden Beträge zahlte er steuerfrei aus. Reisekostenabrechnungen fertigten die Mitarbeiter nicht an, das übernahm der Arbeitgeber selbst. Jeder Einzelfall wurde nach Monatsende geprüft, die Entfernungen der Einsatzorte mittels Routenplaner ermittelt und Stundennachweise, Urlaubszettel und Übernachtungsbelege mit den wechselnden Einsatzorten verglichen. Die Zahlungen wurden durch von den Arbeitnehmern unterzeichnete Quittungen und durch Überweisungsbelege nachgewiesen.

Dem Finanzamt und auch dem Finanzgericht genügte das nicht. Insbesondere beanstandeten sie:

  • Der Arbeitgeber erstellte die unzutreffenden Reisekostenabrechnungen selbst.
  • Die Einzelnachweise wurden erst nach einem längeren Zeitraum nachträglich angefertigt.
  • Auch führte der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen darüber, ob dem Arbeitnehmer tatsächlich Aufwendungen entstanden sind. So sollten die Arbeitnehmer vorzugsweise Fahrgemeinschaften bilden. Es war aber nicht klar, ob der Arbeitnehmer bei der jeweils abgerechneten Reise Fahrer oder Mitfahrer war. Denn nur dem Fahrer entstehen Fahrtkosten, nicht aber dem Mitfahrer.
  • Der Arbeitgeber zahlte die Fahrtkosten nicht in dem ausgewiesenen Umfang aus.

Die Folge: Für die steuerfrei ausgezahlten Reisekostenerstattungen musste der Arbeitgeber nachträglich Lohnsteuer abführen.

So geht es richtig

Anhand Ihrer Dokumentation muss das Finanzamt die Steuerfreiheit der ausgezahlten Fahrtkostenerstattung überprüfen können. Das bedeutet:

  • Achten Sie darauf, dass der Arbeitnehmer die Unterlagen zur Reisekostenabrechnung zeitnah erstellt und bewahren Sie sie vollständig auf.
  • Die Nachweise zur Ermittlung der Reisekostenerstattung müssen neben dem Lohnkonto geführt werden.
  • Aus den Aufzeichnungen muss sich ergeben:
    • Dauer der Reise
    • Reiseweg
    • Einsatzort
    • gefahrene Kilometer
    • Höhe der entstandenen Aufwendungen (Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Parkgebühren und andere Nebenkosten)
  • Rechnen Sie jede Dienstreise einzeln ab.
  • Der Reisekostenersatz muss im Lohnkonto gesondert ausgewiesen werden – und zwar für jeden Einzelfall.

Praxistipp: Typischerweise legt der Arbeitnehmer nach der Dienstreise dem Arbeitgeber eine Reisekostenabrechnung vor. Enthält diese alle notwendigen Angaben, ist insoweit nichts zu beanstanden. Der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung auch selbst vornehmen. Dann sollte er sie sich jedoch vom Mitarbeiter unterzeichnen lassen.

Essensgutscheine und weitere Schmankerl für die Arbeitnehmer

Bei der Erstattung von Reisekosten muss es nicht bleiben. Es gibt für Sie als Arbeitgeber noch viele andere Möglichkeiten, Ihren Angestellten etwas Gutes zu tun – oft sogar steuerfrei. Hier ein paar Beispiele:

Betriebliche Maßnahmen zur Gesundheitsförderung sind pro Jahr und Mitarbeiter bis zu 500 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Davon können Sie Ihren Angestellten so manche Massage oder Rückenschule spendieren.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Diensträder zur Verfügung. Der geldwerte Vorteil eines Dienstrads kann wie bei einem Dienstwagen ganz einfach mit der 1 %-Regelung ermittelt werden: Versteuert wird monatlich 1 % des Listenpreises des Fahrrads. Im Gegensatz zum Dienstwagen müssen die Fahrten zur Arbeit nicht extra versteuert werden.

Waren-, Tank-, Einkaufsgutscheine, Jobtickets, Sachprämien und andere Sachbezüge sind bis zu 44 Euro im Monat steuerfrei.