Entstehen dem Arbeitnehmer regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen bei der Nutzung privater Telekommunikationsmittel für betriebliche Zwecke, können diese Aufwendungen auch in pauschaler Höhe steuer- und beitragsfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Zu den Aufwendungen zählen auch – entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte (Handy/Telefon und Internet) – das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie der Grundpreis der Anschlüsse. Für den Arbeitgeber ergeben sich zwei Möglichkeiten der Erstattung:
- Erstattung tatsächlich angefallener Aufwendungen laut Einzelkostennachweis. Hier besteht die Möglichkeit, nach drei Monaten einen repräsentativen Durchschnitt für die Zukunft anzusetzen.
- Vereinfachte Erstattung ohne Einzelkostennachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, höchstens jedoch 20 Euro im Monat.